La saison des salons professionnels est déjà bien entamée. Au cours des prochaines semaines, de nombreux salons, congrès, événements en interne et rencontres auront lieu dans le but de transmettre des connaissances, de présenter des produits et des entreprises et de convaincre les clients. Chaque apparition d'une entreprise doit bien sûr être préparée avec soin. Mais comment les responsables d'événements de l'entreprise peuvent-ils s'y prendre ? Voici 5 conseils :
Briefing - Définir les objectifs
L'une des parties les plus sous-estimées de la planification d'un événement est le briefing. En effet, c'est ici que les entreprises définissent l'objectif à atteindre avec l'événement. Si celui-ci est clair pour tout le monde, toute l'équipe chargée de l'événement peut travailler dans ce sens, ce qui lui permet d'être plus ciblée, plus efficace et plus rentable. Le briefing détermine les objectifs et le groupe cible à atteindre, les produits, services ou idées à promouvoir, la date et le lieu de l'événement et le budget disponible. Il convient également de définir des critères qui permettront d'évaluer l'événement a posteriori, par exemple si un certain nombre de contrats ou de prospects doit être atteint ou si un certain nombre de participants doit être atteint. Il est également important d'annoncer l'événement ou la participation de l'entreprise à l'avance sur les réseaux sociaux et les médias pertinents, afin que les clients existants et potentiels puissent en tenir compte dans leur planification. Les conférences qui seront données doivent également être annoncées à l'avance afin que les personnes intéressées les aient à l'esprit. Mais il ne faut pas non plus négliger votre propre planification : Par exemple, y a-t-il des stands de clients, de partenaires ou de concurrents à visiter lors des salons, ou des conférences pertinentes auxquelles les employés devraient assister ?
Mettre en avant les nouveautés et lancer des tests
Lors des salons et des événements, les nouveautés comptent. Pourquoi les visiteurs devraient-ils consacrer du temps à une entreprise qui n'a rien de nouveau à offrir ? Les responsables d'événements ont donc tout intérêt à réfléchir à ce qu'ils veulent présenter. Chaque personne présente à l'événement doit connaître ces nouveautés et être capable de les citer en quelques phrases courtes et précises. Pour que cela soit fluide, il est important que tous les membres de l'équipe fassent plusieurs répétitions au préalable, au cours desquelles ils s'entraînent à aborder les visiteurs, à répondre aux questions et à donner des informations, tout en présentant les principales nouveautés. Plus tous les participants connaissent les procédures, plus ils seront à l'aise sur le salon.
Commander le matériel à temps et le concevoir de manière appropriée
Les supports marketing doivent être adaptés à l'entreprise. Une entreprise qui fait la promotion de produits de luxe, par exemple, devrait également miser sur des flyers et des brochures de qualité et raffinés afin de préserver l'impression générale. Dans l'ensemble, tous les supports distribués lors d'un événement doivent transmettre des informations importantes de manière concise et précise et indiquer où les lecteurs intéressés peuvent trouver de la documentation supplémentaire. Le matériel publicitaire utilisé lors de l'événement - des murs et des comptoirs d'exposition aux stands sur roulettes - doit également être conçu pour refléter l'image de l'entreprise et être de haute qualité. N'hésitez pas à faire preuve de créativité et à vous démarquer de la masse, car il est important d'attirer les visiteurs sur votre stand lors des salons. Il est également important de commander à temps les supports pertinents et de prévoir les délais de livraison. En effet, ne pas avoir assez de flyers et autres lors d'un événement n'est pas très professionnel.
Pendant le salon
Une conférence sur les nouveautés ou les changements passionnants est toujours bien accueillie lors d'un événement. Que ce soit à grande échelle ou sur un stand, les présentations courtes sont payantes pour attirer les visiteurs. Mais elles aussi doivent être bien préparées. Il en va de même pour la présence des employés sur le salon. Il convient de déterminer à l'avance s'il existe un code vestimentaire et, si oui, en quoi il consiste. Les cartes de visite doivent être disponibles en quantité suffisante pour tous les employés et être mises à jour. Les participants à l'événement doivent également se remémorer les règles de base de l'échange de cartes de visite : Donner les cartes de visite avec précaution et traiter les cartes reçues avec soin - ne pas les empocher immédiatement, mais les regarder attentivement et ne pas les étiqueter.
Assurer le suivi du salon
Un événement est vite terminé. Pour qu'il ne soit pas oublié aussi vite, mais qu'il ait un impact durable, les entreprises doivent en assurer le suivi avec soin. Cela signifie que les contacts collectés sont contactés par un e-mail personnel, ce qui permet de reprendre les idées et les discussions qui ont eu lieu et ont été menées pendant l'événement. Si des accords ont été conclus, comme l'envoi d'informations spécifiques ou d'une offre, ils doivent être respectés dans tous les cas. Les entreprises devraient également passer en revue le salon sur les canaux des médias sociaux et donner ainsi une impression aux personnes qui les suivent et qui n'ont pas pu y participer.